Lupapalvelulautakunta
Pöytäkirja 18.01.2024/Pykälä 2

LUPALV 18.01.2024 § 2  

24/00.01.01.03/2024  

Valmistelija Ympäristösuunnittelija ja kiinteistösihteeri

Virtain kaupungin uusi hallintosääntö on tullut voimaan 1.1.2024 (KV 11.12.2023 § 87). Hallintosäännössä on päätöksenteko- ja kokousmenettelystä mm. seuraavat määräykset:

127 § Toimielimen päätöksentekotavat

Toimielin käsittelee asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää.

Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Tällöin edellytyksenä on läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä.

128 § Kokousaika ja -paikka

Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa.

Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

 Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

129 § Kokouksen koollekutsuminen

Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä.

Puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja päättää, voiko kokoukseen osallistua sähköisen yhteyden avulla.

Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus olla läsnä, toimielimen päättämällä tavalla. Toimielin päättää, kuinka monta päivää ennen kokousta kutsu on toimitettava osanottajille.

Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti.

130 § Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla

Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen

päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

132 § Läsnäolo toimielimen kokouksessa

Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus:

. kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajistolla;

. kaupunginvaltuuston, lautakuntien ja johtokuntien kokouksessa,

keskusvaalilautakunnan ja tarkastuslautakunnan kokouksia lukuun ottamatta, kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla tai talous- ja hallintojohtaja sekä nimetyllä nuorisovaltuutetulla. 

. muihin toimielimiin, paitsi keskusvaalilautakuntaan ja tarkastuslautakuntaan, kaupunginhallitus voi määrätä keskuudestaan edustajan, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. 

Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin.

Salassa pidettäviä asioita käsiteltäessä kokouksessa voivat olla jäsenten, esittelijän ja pöytäkirjanpitäjän lisäksi läsnä vain kaupunginhallituksen edustaja ja kaupunginjohtaja ja kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajisto.

Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.

146 § Pöytäkirjan tekeminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen

Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.

Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. 

Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. 

Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat voivat ilmoittaa myös sähköisesti pöytäkirjan hyväksymisestä, jolloin pöytäkirja varmennetaan allekirjoituksilla myöhemmin.

Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti käyttäen kaupungilla käytössä olevaa sähköistä allekirjoitusmenetelmää ja vahvaa tunnistautumista.

Toimielimen pöytäkirjaan merkitään ainakin:

Järjestäytymistietoina

. toimielimen nimi

. merkintä käytetyistä päätöksentekotavoista (varsinainen kokous, sähköinen kokous, yksilöidään päätökset, jotka on tehty sähköisessä

päätöksentekomenettelyssä)

. kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouksen keskeytykset

. kokouspaikka

. kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Asian käsittelytietoina 

. asiaotsikko

. selostus asiasta

. esittelijän päätösehdotus

. esteellisyys ja perustelut

. tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu

. äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos siten, että kunkin jäsenen kannanotto ilmenee pöytäkirjasta

. vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos

. asiassa tehty päätös

. eriävä mielipide

Muuna tietoina

. salassapitomerkinnät

. puheenjohtajan allekirjoitus

. pöytäkirjanpitäjän varmennus

. merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta sekä

. merkintä nähtävänä pitämisestä yleisessä tietoverkossa, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä

Pöytäkirjaan liitetään päätöksiä koskevat oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitukset sekä muutoksenhakukiellot.

Toimielimen pöytäkirjan sisältöä koskevia määräyksiä noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemissä päätöksissä.

Kaupunginhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta.

147 § Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle

Kaupunginhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. 

Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.

Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioon ottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Lautakunta voi antaa tarkentavaa ohjeistusta omalla toimialallaan.

Esittelijä Ympäristösuunnittelija

Päätösehdotus Lupapalvelulautakunta päättää, että

- Kokoukset pidetään keskimäärin kerran kuukaudessa pääsääntöisesti kuukauden 3. torstai klo 17. Tarvittaessa lautakunta voi kokoontua myös muunakin ilmoitettavana ajankohtana.

- Kokouskutsu ja esityslista julkaistaan viimeistään kolmantena kokousta edeltävänä arkipäivänä Virtain kaupungin käyttämässä sähköisessä kokousjärjestelmässä.

- Rakennustarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lupapalvelulautakunnan kokouksissa.

- Kokousten pöytäkirjat tarkastetaan kokousta seuraavana neljäntenä päivänä (yleensä maanantai) ja pidetään yleisesti nähtävänä tarkastusta seuraavana arkipäivänä (yleensä tiistai) kaupungin internet-sivuilla. Pöytäkirja allekirjoitetaan pääsääntöisesti sähköisellä allekirjoituksella.

- Esityslista ja tarkastettu pöytäkirja julkaistaan www-sivuilla kuntalain 140 §:n mukaisesti huomioiden kuitenkin salassapitosäännökset. Esityslista poistuu tietoverkosta pöytäkirjan julkaisun jälkeen.

Päätös Lupapalvelulautakunta hyväksyi ehdotuksen.

Lisätietoja Ympäristösuunnittelija Janne Westerholm, puh. 044 715 1468, sähköposti: etunimi.sukunimi@virrat.fi

 Kiinteistösihteeri Teija Lukula, puh. 044 715 1257, sähköposti: etunimi.sukunimi@virrat.fi