Kaupunginhallitus
Esityslista 02.09.2024/Asianro 10

KH 02.09.2024     

251/01.02.06/2024  

Valmistelija henkilöstöpäällikkö

Henkilöstön aloitteesta on selvitetty polkupyöräedun käyttöönottoa ja henkilöstön kiinnostusta etua kohtaan. Pyöräilyä edistämällä voidaan vaikuttaa henkilöstön liikkumisen lisääntymiseen ja sen myötä terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen. Lisäksi työsuhdepolkupyöräetu on työnantajalle sekä työntekijälle konkreettinen tapa osallistua ilmastotalkoisiin.

Työsuhdepyörä on polkupyörä, jonka hankinnasta vastaa työnantaja. Työsuhdepolkupyörä on tarkoitettu työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön ja sillä voi ajaa työmatkojen lisäksi myös vapaa-ajalla.

Virtain kaupunki on kilpailuttanut työsuhdepyörien leasingrahoituksen sekä siihen liittyvät palvelut, jotka mahdollistavat työsuhdepyöräedun tarjoamisen. Hankittu kokonaisuus sisältää leasingrahoituksen sekä työsuhdepyörien sopimusten hallinnoinnin, asiakaspalvelun sekä sähköisen hallintajärjestelmän käytön. Kunta vastaa leasingpalvelun hallinnointimaksusta ja työsuhdepyörän leasingvuokra vähennetään työntekijän palkasta.

Pyöräetu tarjotaan palkan osana eli työnantaja pidättää pyöräedun verotusarvon työntekijän bruttopalkasta. Samalla työntekijän veronalainen tulo alenee verotusarvon verran ja veroprosentti laskee. Keskimäärin työntekijä säästää noin 20–30 % käyttäessään pyöräetua verrattaessa tilanteeseen, jossa työntekijä ostaisi pyörän tavallisena kuluttajana. Työsuhdepyörän leasingvuokra on verottajan verovapaan luontaisedun arvon mukainen eli sopimuksen alkaessa 100 €/kk/pyörä. Työntekijä ei maksa veroa pyörän verotusarvosta. Työsuhde-edun verovapaa arvo on tällä hetkellä vuositasolla enintään 1 200 €/vuosi.

Hankittava palvelu on niin kutsuttu rahoitus leasing kumppanuus, eli tilaaja hankkii toimittajalta välityspalvelun, jonka kautta edun piiriin kuuluvat työntekijät voivat hankkia työsuhdepyörän valitsemastaan pyöräliikkeestä. Täten hankinnan arvo muodostuu pyöräkohtaisesti tilaajan toimittajalle maksamasta toimistomaksusta sekä etua käyttävän työntekijän palkasta vähennettävästä 100 € vähennyksestä, millä itse pyörät kustannetaan. Vaikka hankintalaki edellyttää tulkitsemaan molemmat maksut osaksi hankinnan ennakoitua arvoa 48 kuukauden tarkastelujaksolla, kaupungille aiheutuu tosiasiallisia kustannuksia vain toimistomaksun verran.

Hankinnan arvoksi ennakoitiin henkilöstölle tehdyn alustavan kartoituksen perusteella noin 200 000 €, jolloin hankinta toteutettiin avoimella kansalliset kynnysarvot ylittävän hankinnan menettelyllä Hilma-järjestelmässä 2.7.2024-12.8.2024. Vertailuperusteena oli edullisin hinta sekä vastaavan työsuhdepyöräedun aiempi tuottaminen suomalaiselle kunnalle. Tarjouksia saatiin kolme kappaletta. Tarjoajat ovat Etufillari oy, GoByBike oy ja Smartum oy.

Edullisimman tarjouksen teki Etufillari Oy. Smartum Oy:n tarjous ei täyttänyt kaikkia tarjouspyynnön ehtoja ja se jouduttiin hylkäämään. Liitteenä pöytäkirja tarjousten avaustilaisuudesta tarjousvertailuineen. Mikäli henkilöstöhallinnon talousarvioon ei tule olennaista muutosta vuodelle 2025, voidaan toimistopalkkio kattaa nykyisestä tykytoiminnan talousarviosta.

Ennen sopimuksen allekirjoittamista toimittajan tulee toimittaa kaikki vaaditut todistukset. Virtain kaupunki tekee kaupunginhallituksen käsittelyn jälkeen palveluntuottajan kanssa kuntakohtaisen palvelusopimuksen sekä rahoitussopimuksen. Tämän lisäksi kunta laatii palveluntuottajan kanssa tarkemman polkupyöräetupolitiikan, johon on määritelty edun käytön tarkemmat ehdot sekä toimintatavat poikkeustilanteissa. Polkupyöräetu on otettavissa käyttöön heti sopimuksiin tehtävien pienten tarkennusten ja palkanlaskentajärjestelmään tehtävien kooditusten valmistumisen jälkeen. Tavoiteaikatauluna on syys-lokakuu 2024.

Oheismateriaalina tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Viitanen Henna

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää, että Virtain kaupunki ottaa polkupyöräedun käyttöön asian esittelyssä esitellyin perustein. Lisäksi kaupunginhallitus päättää valita työsuhdepyöräedun rahoitusleasing kumppaniksi edullisimman tarjouksen perusteella Etufillari oy:n.

Päätös  

Lisätietoja Henkilöstöpäällikkö Linda Gonzaga, puh. 044 715 1212, sähköposti: etunimi.sukunimi@virrat.fi

Jakelu Tarjoaja

 Hilma

 Palkanlaskenta

 Esihenkilöt