Teknisten palveluiden lautakunta
Pöytäkirja 06.02.2024/Pykälä 5

TEKPALV 06.02.2024 § 5  

Valmistelija toimistopäällikkö

Virtain kaupungin hal­lin­to­sään­nös­sä mää­rä­tään kaupungin pää­tök­sen­te­ko- ja ko­kous­me­net­te­lys­tä mm. seu­raa­vaa:

 128 §   Kokousaika ja -paikka

 Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa.

 Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tar­peel­li­sek­si tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee pu­heen­joh­ta­jal­le esityksen sen pitämisestä. Tällöin puheenjohtaja määrää ko­kous­ajan.

 Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

 129 §   Kokouksen koollekutsuminen

 Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan va­ra­pu­heen­joh­ta­ja. 

 Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä kä­si­tel­tä­vät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mu­kaan ko­kous­kut­sun yhteydessä.

Puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja päättää, voiko kokoukseen osallistua sähköisen yhteyden avulla.

 Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pi­det­tä­viä tie­to­ja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

 Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai vel­vol­li­suus olla läsnä, toimielimen päättämällä tavalla. Toimielin päät­tää, kuin­ka monta päivää ennen kokousta kutsu on toimitettava osan­ot­ta­jil­le.

 Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää myös säh­köi­ses­ti.   

 147 §   Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pi­tä­mi­nen

 Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen pu­heen­joh­ta­ja. Jos pu­heen­joh­ta­ja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä ko­kouk­sen kulusta, pöy­tä­kir­ja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mu­kaan.

 Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöy­tä­kir­jan­pi­tä­jä.

Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.

Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat voivat ilmoittaa myös sähköisesti pöytäkirjan hyväksymisestä, jolloin pöytäkirja varmennetaan allekirjoituksilla myöhemmin. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti käyttäen kaupungilla käytössä olevaa sähköistä allekirjoitusmenetelmää ja vahvaa tunnistautumista.

Esittelijä Tekninen johtaja Jussi Lähteenmäki

Päätösehdotus Teknisten palveluiden lautakunta päättää, että kokoukset pidetään keskimäärin kerran kuukaudessa pääsääntöisesti joka kuukauden 2. tai 3. tiistai klo 17:00. Lisäksi lautakunta voi kokoontua myös muunakin ilmoitettuna ajankohtana.

Lautakunta käyttää sähköistä kokousjärjestelmää, jonka kautta kokouskutsut esityslistoineen lähetetään viimeistään 3 arkipäivää ennen kokousta.

Kokousten pöytäkirjat tarkastetaan kokousta seuraavana kuudentena arkipäivänä ja pidetään yleisesti nähtävillä tarkastusta seuraavana arkipäivänä kaupungin internet -sivuilla. Pöytäkirja allekirjoitetaan pääsääntöisesti sähköisellä allekirjoituksella. Esityslistassa on maininta pöytäkirjan nähtävilläolopäivämäärästä.

Kokousten esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla 130 §:n mukaisesti huomioiden kuitenkin salassapitosäännökset. Esityslista poistuu tietoverkosta pöytäkirjan julkaisun jälkeen.

Lautakunnan alaisten viranhaltijoiden päätökset pidetään yleisesti nähtävillä pöytäkirjan nähtävilläoloaikana teknisessä toimistossa sekä kaupungin yleisessä tietoverkossa, mikäli asianomainen viranomainen katsoo tarpeelliseksi.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Lisätietoja Toimistopäällikkö Tiina Keskimäki, p. 044 7151 224,

 etunimi.sukunimi@virrat.fi

Jakelu -