Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 30.05.2023/Pykälä 28

TARKLU 30.05.2023 § 28  

76/02.08.00/2023  

Valmistelija talousjohtaja, oto. hallintojohtaja, va. hallintopäällikkö

Tilintarkastuspalvelujen voimassa oleva sopimus on voimassa siihen saakka, kun vuoden 2022 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös hyväksytty kaupunginvaltuustossa.

Kuntalain 122 §:ssä säädetään tilintarkastuksesta seuraavaa:

"Valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla.

Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä.

Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.

Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä.

Tilintarkastajana ei saa toimia henkilö, joka 75 §:n mukaan ei ole vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan."

Tarkastuslautakunta on päättänyt 14.2.2023 kokouksessaan käynnistää tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen ja hyväksynyt tarjouspyynnön. Tarjouspyyntö Virtain kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista (kuntalaki 122 §) sekä kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluista vuosille 2023-2024 sekä optio vuodelle 2025 on julkaistu kaupungin kotisivuilla 27.2.2023 sekä lähetetty myös seuraaville yrityksille: BDO Oy, KPMG Oy Ab, Oy SK-Reviisorit Ab, SYS Audit Oy, Revisium Oy.

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava pienhankinta. Hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) säännöksiä. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä, johon kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Sisäisen tarkastuksen palvelut ostetaan erikseen.

Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjoukset on pyydetty, ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on Virtain kaupungin osalta 8 tarkastuspäivää vuodessa. Tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta pyydettiin toimittamaan erilliset tarjoukset. Kuntakonserniin kuuluvien yhteisöiden tarkastuspäivien lukumäärä on arviolta n. 8 päivää vuodessa.  EU-hankkeen tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydettiin ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 2 päivää vuodessa. Joka vuosi hankkeita ei kuitenkaan välttämättä ole. Korvaus suoritetaan toteutuneiden päivien perusteella.

JHT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia soveltuvuusvaatimuksia:

-          tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa;

-          tilitarkastajalla tulee olla tarkastuskokemusta kuntien ja kuntakonserniin kuuluvien osakeyhtiöiden hallinnon ja talouden tarkastuksesta;

-          tilintarkastajalla tulee olla tarkastuskokemusta tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU - hankkeiden tai muiden erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksesta.

Tarjouspyynnön mukainen sopimuskausi on kaksi vuotta, tilikaudet 2023-2024. Lisäksi hankintayksikkö varaa oikeuden lunastaa yhden optiovuoden (tilikausi 2025).

Tarjousten valintaperusteena ja arviointikriteerinä oli kokonaishinta 80 %, vastuullisen JHT-tarkastajan kokemus kuntien tarkastuksesta 10 % ja vastuullisen JHT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 %.

Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa

 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

 3. Tarjousten hintavertailu

Sitovat, suomenkieliset tarjoukset tuli toimittaa allekirjoitettuna viimeistään 24.3.2023 klo 15.00 sähköpostilla. Määräaikaan mennessä saapui kolme tarjousta. Tarjoukset jättivät KPMG Oy, BDO Audiator Oy ja Oy SK-Reviisorit Ab.

Kaikkien tarjoajien osalta kelpoisuus täyttyi. Kaikkien tarjoajien tarjoukset olivat myös tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin:

1. Kokonaishinta tilikausien 2023-2024 tarkastuksesta sisältäen varsinaisen tilintarkastuksen ja erityistehtävien/hankkeiden tarkastuksen siinä laajuudessa kuin ne on tarjouspyynnössä esitetty, 80 % (= 80 pistettä). Laskentakaava: maksimipisteet (80) x halvin hinta / ao. tarjouksen hinta.

2. Vastuullisen JHT - tarkastajan kokemus kuntien tarkastuksesta, 10 % (= 10 pistettä)

- yli 10 vuotta 10 pistettä

- yli 5 - 10 vuotta 8 pistettä

- yli 3 - 5 vuotta 5 pistettä

- alle 3 vuotta 3 pistettä

3. Vastuullisen JHT - tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta, 10 % (=10 pistettä).

- Työn osuus >=  70 % 10 pistettä

- Työn osuus > 50 % 5 pistettä

Tarjousvertailun perusteella Oy SK-Reviisorit Ab osoittautui  kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi.

Liitteenä tarjousvertailu. Oheismateriaalina tarjoukset liitteineen.

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta esittää kaupunginvaltuustolle, että se valitsee Virtain kaupungin tilintarkastusyhteisöksi vuosille 2023-2024 Oy SK-Reviisorit Ab:n. Optiovuodesta päätetään erikseen.

Myös kunnan tytäryhteisöjen tulee valita sama tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä (kuntalaki 122.2 §).

Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti keskustelun jälkeen.

Talousjohtaja, oto. hallintojohtaja Kaisa Jaatinen oli paikalla asiantuntijana tämän pykälän käsittelyn aikana klo 16.13-16.34.

Lisätietoja Talousjohtaja, oto. hallintojohtaja Kaisa Jaatinen, puh. 044 715 1221, sähköposti: etunimi.sukunimi@virrat.fi ja va. hallintopäällikkö Heli Salmi, puh. 044 715 1217, sähköposti: etunimi.sukunimi@virrat.fi

Jakelu Valtuusto

 Valtuuston päätös: tarjoajat, konserniyhtiöt.