Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 27.05.2024/Pykälä 165

KH 27.05.2024 § 165  

161/02.08.00/2024  

Valmistelija talous- ja hallintojohtaja, talous- ja hankintasuunnittelija

Virtain kaupungin talous- ja elinvoimatoimi on suunnitellut ja toteuttanut kaupungin taloushallinnon järjestelmän päivittämistä automaation edistämiseksi osana valtiovarainministeriön tukemaa kuntien digihanketta, eli niin sanottua talousdigihanketta (ks. Valtiovarainministeriölle ilmoitettu Virtain kaupungin tavoite hankkeelle). Tämän hankkeen yksi keskeisimmistä tavoitteista Virtain kaupungilla on ostolaskuautomatiikan käyttöönotto helpottamaan ostolaskujen tiliöintiä hyödyntäen sopimuskohdistusta, viitteeseen perustuvaa kohdistusta sekä tekoälyä tai robotiikkaa ostolaskujen tiliöinnissä ja työnkulun automatisoinnissa. Tämän järjestelmän hankinnan markkinakartoituksessa kuultiin toimittajia ja osallistuttiin Rillionin, CGI:n ja Docuwaren tuote-esittelyihin. Kartoituksen perusteella on päätetty hankkia järjestelmä, jonka avulla voitaisiin vähentää taloushallinnon manuaalista rutiinityötä sekä osastoilla tapahtuvaan ostolaskujen tiliöintiin ja hyväksymiseen kuluvaa työaikaa. Manuaalisen työn vähentämisellä pyritään myös vähentämään toimintojen haavoittuvuutta mm. poissaolojen aikana.

Ostolaskujen käsittelyn lisäksi järjestelmässä on mahdollista tarkastaa ja hyväksyä myös muita dokumentteja kuten sisäisiä laskuja sekä muistiotositteita. Ostolaskujen kierrätys integroidaan nykyiseen taloushallinnon järjestelmään. Järjestelmällä on kunta-asiakasreferenssi, jolla on vastaava taloushallinnon järjestelmä kuin Virtain kaupungilla.

Kaupunki on hankinnan suunnittelun pohjalta 29.4.2024 alkaen pyytänyt Hilma-palvelussa tarjouksia taloushallinnon tietojärjestelmästä (CPV-koodi 48812000–3) kansallisella hankintailmoituksella. Hankintaprosessi toteutettiin avoimella menettelyllä hintaan ja laatupisteytykseen perustuvalla vertailulla. Tarjousajan päätyttyä 17.5.2024 tarjouspyyntöön oli vastattu yhdellä tarjouksella, joka saatiin Rillion oy:ltä.

Rillion oy (myöhemmin tarjoaja) tarjoaa kaupungille taloushallinnon järjestelmää, joka täyttää tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut ehdot. Tarjouksen kokonaishinta on 106 650 euroa, sisältäen asennustyön ja käyttöönoton sekä käytön 48 kuukauden ajalle (hankintalaki 1397/2016 § 30). Hinnan tarkempi erittely on listattu liitteenä olevassa tarjouksessa.

Ennen sopimuksen allekirjoittamista toimittajan tulee toimittaa kaikki vaaditut todistukset.

Tavoitteena on saada hankittava järjestelmä käyttöönottoon mahdollisimman nopeasti ja varsinaiseen operatiiviseen käyttöön elo-syyskuussa.

Järjestelmän käyttöönottokustannukset kohdistuvat TalousDigi-hankkeelle, johon saadaan avustusta 85 % kustannuksista. Järjestelmän vuotuiset käyttökustannukset on huomioitu talousarvioraamissa.

Toimivalta

Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaan osastopäällikkö voi päättää enintään kansallisen kynnysarvon suuruisesta hankinnasta, joka tämän hankinnan osalta on 60 000 euroa. Kynnysarvon ylittävästä hankinnasta päättää asianomainen toimielin.

 Oheismateriaalina tarjouspyyntö sekä tarjous.

Esittelijä Kaupunginjohtaja Viitanen Henna

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hankkia liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti Rillion Prime -järjestelmän SaaS -palveluna. Hankinnan kokonaisarvo on 106 650 euroa.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti keskustelun jälkeen.

(Liite 1/165 § Tarjous)

Lisätietoja Talous- ja hallintojohtaja Kaisa Jaatinen, puh. 044 715 1221, sähköposti: etunimi.sukunimi@virrat.fi

Jakelu Tarjoaja, Hilma